Zašto je HR ostao posljednja stanica digitalizacije

Kompanije danas u realnom vremenu prate svaki proizvod u magacinu, svaki račun u finansijama i svaki prodajni lead. Ali kada je riječ o ljudima, najvećem trošku i često najvažnijem izvoru rasta, odluke se i dalje donose na osnovu standardnih Excel tabela, emailova i procjene menadžera. 

Dok digitalizacija ubrzano mijenja prodaju, proizvodnju i finansije, ljudski resursi - HR u mnogim malim i srednjim poduzećima ostaje posljednja funkcija koja čeka ozbiljnu tehnološku transformaciju.  

Ruža Lukić, fractional HR Consultant i osnivačica Alfa HR Consultinga, za Bloomberg Adriju kaže da razlog nije u nedostatku tehnologije, već u tome što kompanije HR još uvijek posmatraju kao administrativni trošak, a ne kao poslovnu investiciju. 

"Na terenu često vidim zanimljiv paradoks. Mala i srednja poduzeća bez mnogo razmišljanja ulažu u softver za prodaju, nabavku, finansije, proizvodnju ili upravljanje zalihama jer žele znati koliko su prodali, šta imaju na stanju, šta treba naručiti, koliko nešto košta i gdje gube novac. Međutim, kada dođu do HR softvera, kriteriji se odjednom mijenjaju. Tada se pojavljuju pitanja je li nam to zaista potrebno, možemo li još neko vrijeme raditi u Excelu, nismo li još uvijek premali i ne može li HR sve to voditi ručno", kaže Lukić. 

Ruža Lukić

 

Postavlja se pitanje zašto su podaci o zaposlenima manje važni od podataka o robi u magacinu. 

"Ako odgovore na ova pitanja moramo tražiti kroz Excel tabele, emailove, foldere i kod nekoliko različitih ljudi, onda imamo problem koji možda još nismo pretvorili u finansijski iznos", kaže ona. 

A upravo je taj nevidljivi trošak, smatra Lukić, jedan od razloga zbog kojih kompanije pogrešno procjenjuju vrijednost HR tehnologije. 

"Možda HR softver posmatramo kroz pogrešan kriterij. Kod CRM-a relativno lako razumijemo poslovnu logiku. Bolje upravljanje leadovima treba doprinijeti prodaji. Kod softvera za magacin također. Bolja kontrola zaliha treba smanjiti greške, manjak i nepotrebne troškove", kaže. 

Depositphotos

 

Kod HR softvera, korist se često svodi na pitanje, šta onda tačno dobijamo.

Ako je odgovor samo digitalna evidencija zaposlenih, razumljivo je zašto se investicija može činiti manje važnom. Ali savremeni HR sistemi obuhvataju mnogo više od zapošljavanja i onboardinga do radnog vremena, odsustava, dokumentacije, učinka, ciljeva, razvoja i analitike. 

"Zato kriterij za odluku ne bi trebalo da bude samo koliko softver košta, nego koliko nas košta način na koji danas upravljamo ljudima. Koliko zapravo košta kada nemamo sistem", kaže Lukić. 

Taj trošak često nema posebnu stavku u finansijskim izvještajima. Nalazi se u satima koje HR provodi pripremajući izvještaje, vremenu koje menadžeri troše tražeći informacije, kandidatu kojeg kompanija izgubi jer je proces selekcije trajao predugo ili zaposlenom čije nezadovoljstvo postane vidljivo tek kada odluči otići. 

Zato Lukić smatra da pitanje digitalizacije HR-a ne počinje izborom softvera, počinje mnogo ranije, pitanjem kako kompanija uopće upravlja ljudima. 

I kompanije bez HR-a ipak imaju HR 

Kod malih i srednjih poduzeća problem je dodatno izražen jer mnoge kompanije nemaju zaseban HR odjel. Ali to ne znači da nemaju HR procese. 

 

Neko zapošljava, neko uvodi nove ljude u posao, neko odobrava godišnje odmore, a neko razgovara o učinku, platama i napredovanju. 

"Kompanija može biti bez interne HR funkcije, ali ne može biti bez HR procesa. Pitanje je samo odvijaju li se oni kroz definiran sistem ili kroz niz individualnih odluka i improvizacija", kaže Lukić. 

Zato, smatra Lukić, kompaniji koja nema interni HR možda nije odmah potreban veliki tim. "Ali joj jeste potreban način upravljanja ljudima. Tu eksterni HR model može biti dobar prvi korak, postaviti osnovne procese, definirati odgovornosti i zajedno s menadžmentom procijeniti šta ima smisla digitalizirati", pojašnjava. 

AI mijenja i samu logiku HR softvera 

Dok dio kompanija još razmišlja o tome treba li im uopće HR softver, tehnologija ulazi u novu fazu. 

AI se sve više integrira u poslovne platforme, pa HR sistemi više nisu samo mjesto na kojem se podaci čuvaju. Cilj je da se ti podaci mogu koristiti za analizu, automatizaciju i donošenje kvalitetnijih odluka. 

I u Bosni i Hercegovini (BiH) prostor za takvu transformaciju tek je na početku.  

Lukić kao primjer nove generacije HR tehnologije navodi Factorial i njegov AI agent One. 

"HR platforma se pomjera od mjesta na kojem samo čuvamo podatke prema sistemu s kojim možemo da radimo koristeći te podatke. To bi moglo promijeniti i pitanje koje menadžment postavlja HR-u", kaže Lukić. 

Chris Ratcliffe/Bloomberg

 

Kaže da se umjesto pitanja može li mi HR pripremiti izvještaj, može pitati - šta želim znati o svojoj organizaciji. 

Upravo zato, kaže Lukić, najveća prepreka nije nužno tehnologija. 

"Problem je što digitalizaciju HR-a još uvijek često posmatramo kao HR trošak, dok CRM, ERP ili proizvodni softver doživljavamo kao poslovnu investiciju", kaže Lukić. 

Granica između ta dva pristupa, sve je manje opravdana. Produktivnost, fluktuacija zaposlenih, trošak rada, nedostatak kompetencija ili vrijeme potrebno za popunjavanje ključne pozicije direktno utječu na poslovanje kompanije. 

"Zaposleni nisu samo HR tema. Produktivnost je poslovna tema, fluktuacija je poslovna tema, kao i loše rukovođenje, nedostatak kompetencija, trošak rada ili dugo popunjavanje ključnih pozicija", ističe Lukić.  

Zato bi, zaključuje Lukić, i odluka o HR tehnologiji trebala izaći iz okvira HR odjela i postati pitanje upravljanja cijelim poslovanjem. 

Prije kupovine softvera kompanija bi trebala pogledati šta danas radi ručno, gdje gubi vrijeme, koji joj podaci nedostaju i koje odluke donosi bez dovoljno informacija. 

"Možda pravo pitanje nije koliko košta HR softver. Možda je pitanje koliko nas košta to što ga nemamo?", kaže. 

I tu se vraćamo na početni paradoks koji i Lukić ističe. Ako kompanija može u realnom vremenu pratiti svaki proizvod u magacinu, svaki lead u prodaji i svaki trošak u poslovanju, pitanje više nije zašto joj treba sistem za upravljanje ljudima. Pitanje je zašto ga još nema.