Da, odgovaranje na mailove jeste dio vašeg pravog posla

U današnje vrijeme mnogi obrazovani radnici provode čitava dva dana na sastancima i u odgovaranju na mailove, pokazuju nedavni podaci kompanije Microsoft Corp., koja je pratila koliko njeni klijenti koriste Office aplikacije. Dodajte na to programe za četovanje i vidjećete da 57 odsto radne nedjelje odlazi na komunikaciju s kolegama, dok ostatak vremena samostalno rade u programima kao što su Excel, Word i PowerPoint. 

Upravo odatle potiče priča o tome kako imamo malo vremena za naš "pravi posao".

Ipak, pogrešno je podrazumijevati da prisustvovanje sastancima i odgovaranje na mailove nisu dio našeg pravog posla. Sastanci s kolegama, razgovor i diskutovanje, mozganje i odlučivanje, sve je to dio našeg pravog posla.

I ako prihvatimo da je to sastavni dio mnogih poslova, moramo ih shvatiti ozbiljno kako bismo mogli da napredujemo u njima. Ako kažemo da nije, dozvoljavamo sebi da nastavimo da ih radimo loše, čime zapadamo u začarani krug u kojem nam previše vremena odlazi na beskorisne mailove i besmislene sastanke.

Ako smatrate da sastanci "nisu vaš pravi posao", dajete sebi dozvolu da ih nevoljno vodite ili da im ne prisustvujete s punom pažnjom. Ako mislite da se u mailovima ne vidi vaš "pravi rad", onda je vjerovatnije da ćete pustiti da se poruke nagomilaju ili da ćete slati loše napisane mailove koji bi mogli da zbune kolege ili da im čak zasmetaju.

S druge strane, ako rukovodioci povjeruju u ideju da mailovi i sastanci spadaju u "lažni rad", uprkos činjenici da što su na višoj poziciji, vjerovatnije je da više vremena provode na sastancima, druge zadatke će dodijeliti nekom drugom.

Bez obzira na to gdje se nalazite na ljestvici, mailovi i programi za četovanje su dio pravog posla. Ovi alati oblikuju veliki dio profesionalne interakcije i pokazuju na koji način saopštavamo prioritete i pregovaramo jedni s drugima. Mogu da doprinesu našim političkim vještinama ili da ih uopšte ne pokažu. 

Ako ozbiljno shvatimo mailove, bićemo bolji u odgovaranju na njih. Oni koji vješto pišu mailove na strateški način sastavljaju temu i odmah prelaze na stvar, a ne tek u petom pasusu. Ne stavljaju kolege u polje CC, osim ako ta poruka nije namijenjena njima. Hladan ton maila pokušavaju da nadomjeste tako što se trude da prenesu određenu dozu topline.

Isto važi i za sastanke. Potrebna je vještina da bi se sastanak vodio na dobar način, da se napravi plan, pozovu pravi ljudi, da se razgovara o cilju, i na kraju da se podijele zadaci. Trud je takođe potreban da biste bili dobar učesnik. Morate doći na vrijeme i biti spremni da slušate i učestvujete. U našem dobu distrakcija, potrebno je da ste disciplinovani kako biste mogli da pružite govorniku punu pažnju. Da se svi ovako potrude, bez sumnje bismo imali više dragocjenih sastanaka, a manje onih koji to nisu.

Jedan dio problema može biti to što greškom smatramo da je učešće na sastancima pasivno. Ipak, ako treba da održite prezentaciju na sastanku i uložili ste vrijeme da napravite Power Point prezentaciju i spremite se, to bi definitivno bio "pravi rad". Zašto je slušanje prezentacije koju drži neko drugi manje bitno?

Slično tome, mailovi možda nisu smatrani "pravim radom", zato što u njima vidimo alat za odgovaranje na tuđe zahtjeve i potrebe. Nismo mi oni koji kontrolišu njihov priliv. Bombarduju nas porukama, pa mi isto uzvraćamo bombardovanjem.

Microsoft je predložio rješenje, da AI hvata bilješke, tako da oni koji propuste sastanak ništa ne izgube. Čini se da je to osmišljeno radi prodaje proizvoda AI, a da donošenje pravog rešenja za ovaj problem uopšte nije uzeto u obzir. Na kraju krajeva, problem kod sastanaka koji nemaju određeni plan nije u tome što ne postoji njihov transkript!

Depositphotos

Onda kada rukovodioci budu priznali da mailovi i sastanci jesu "pravi posao", sljedeći logičan korak je da prilagode obim individualnog posla jednom normalnom radnom danu. Ako neko ima 40 časova samostalnog rada, na primjer, komponovanja muzike, pisanja koda ili obrade podataka, ali taj neko utroši 20 časova na sastanke i mailove, pa, onda ima radnu nedjelju od 60 sati. Nije ni čudo što toliko ljudi ne voli kada ih neko prekine u radu, i zbog takvih prekida ne mogu stići sve da završe tokom regularnog radnog vremena.

Kod onih organizacija u kojima postoji prevelika potreba za komunikacijom, vođe mogu da pomognu tako što će napraviti nova pravila. Ako bi odlučili da štite vrijedan izvor pažnje zaposlenih onako pažljivo kako se ophode prema svojim izvještajima o prihodima, mogli bi da ograniče sastanke i zakažu ih u određeno vrijeme tokom dana ili nedjelje, kako bi omogućili zaposlenima vrijeme bez prekida tokom kojeg bi oni mogli da se koncentrišu na rad. Mogli bi i da odluče da otkažu neke manje bitne projekte, kako bi zaposleni mogli da imaju vremena da odgovore na mailove tokom dana, umjesto tokom noći.

Nikakva dobra vila neće doći i jednim zamahom čarobnog štapića nas spasiti od beskorisnih sastanaka i mnoštva mailova. Srećom, možemo se sami spasiti. 

Trenutno nema komentara za vijest. Ostavite prvi komentar...

Ostavi komentar